現在、多くの運送会社でドライバー以外の仕事においても人手不足が深刻化しています。人手不足になる原因のひとつに、「業務の属人化」があるのをご存知ですか？そこで、今回の記事では、なぜ業務の属人化が問題とされるのか、そしてその解決策について解説します。
業務の属人化とは
業務の属人化とは、特定の個人や従業員に依存し、その知識やスキル、経験に大きく依存して業務が遂行される状態を指します。つまり、特定の人物に依存することなく、業務が効率的かつ安定して遂行されるべきであるにも関わらず、一部の個人に過度に依存している状態です。
業務の属人化に陥る原因
業務が属人化する原因は、特定の個人に業務が過度に依存し、そのスキルや知識が必要不可欠とされるためです。高度なスキルが必要な業務は、知識や経験が不足している社員は関わりにくいため、属人化しやすいとされています。また、そのような業務は、人材育成も難しいため、なかなか次の世代にバトンを渡せません。このようなことから、業務の属人化は、人手不足になる原因と関係があると言われています。
業務の属人化によるリスク
特定の個人や従業員に業務が依存している状態は、かなり危険です。その人物が急に体調を崩してしまった場合や、退職してしまった場合、業務遂行に大きな影響を及ぼします。また、属人化された業務を他の従業員が引き継ぐ場合、業務の品質や効率性が低下する可能性があります。引き継いだ従業員にかかる負担が大幅に増えるので、その従業員が離職してしまう可能性も考えられます。それをカバーするために、余計なコストもかかってしまうので、業務の属人化は早く解消した方が良いです。負のループに陥る前に、今すぐ対策を考えましょう。
業務の属人化を解消するための方法3選
労働力人口の減少が進む中、「特定の個人に頼りきったやり方」をしていても、企業は成長しません。業務の属人化を解消するためには、組織内で知識やスキルの分散化を促進し、依存度を減少させることが大切です。以下に、属人化を解消するための3つの方法を詳しく説明します。
業務効率化で業務を改善
業務効率化とは、業務の「ムリ・ムダ・ムラ」を排除して、効率的に業務を遂行できるようにするための取り組みのことです。業務効率化により、業務にかかる時間、リソース、コストを最小限に抑え、同時に成果や品質を最大化することができます。
業務標準化で誰でもできる化する
業務標準化とは、誰もが同じ成果を出せるように業務フローを整備し、設定したルールに沿ってタスクを実行できるようにすることです。標準的な手順やプロセスを用いることで、業務が効率的に実行され、リソースの無駄を最小限に抑えることができます。
デジタル技術を導入して効率化する
今の業務のやり方で業務標準化をすることが難しい場合は、デジタル技術を導入して、業務そのもののやり方を変えるという方法もあります。業務プロセスが自動化され、作業効率が向上します。タスクの迅速な処理、コスト削減、生産性向上を実現し、組織全体の業務効率を高めます。
国土交通省のサイトにある「中小トラック運送業のためのITツール活用ガイドブック」も参考になります。ぜひ一度ご覧ください。
国土交通省：「中小トラック運送業のためのITツール活用ガイドブック」
https://www.mlit.go.jp/jidosha/content/001311692.pdf
デジタル技術で業務を標準化
「業務の属人化を解消するための方法」にも書いたように、業務の属人化を解消するためには、業務標準化を行っていくことも大切です。今の業務のやり方で、誰でもできるようにすることができない場合は、デジタル技術に力を貸してもらうのが得策でしょう。デジタル技術を導入することで、初期のコストはかかりますが、組織全体の効率性や競争力向上に繋がり、長期的なリターンが期待できる投資と言えます。
人手不足などの問題を解決するために、デジタルツールを使いこなす第一歩は、自社内で人々が行っている作業における問題点を明らかにすることです。
現在の業務における問題点を洗い出す手順
業務の洗い出し
まず、どの業務が人手不足や効率の低さの影響を受けているのかを洗い出しましょう。特に手作業や繰り返しの作業に注目します。
問題点の特定
各業務において、どの部分が課題を抱えているのかを特定します。作業の遅延、エラーの発生、コミュニケーション不足などをチェックします。
データの収集
問題点を数値やデータとして収集し、客観的な証拠を得ます。これにより、問題の優先順位をつけるのに役立ちます。
原因の分析
なぜ問題が発生しているのかを根本的に分析します。スキル不足、過度な手作業、情報の非効率な流れなど、原因を特定します。
改善策の検討
問題の原因を特定したら、デジタルツールを活用してどのように改善できるかを検討します。業務の自動化、データ分析ツールの導入、コミュニケーションツールの活用などが考えられます。
実行と評価
改善策を実際に導入し、その効果を定期的に評価します。必要に応じて調整を行いながら、業務の効率化を進めます。
問題点を見える化し、デジタルツールを最大限に活用して業務を改善することが、人手不足や効率の向上に向けた第一歩となるでしょう。
まとめ
今回の記事では、なぜ業務の属人化が問題とされるのか、業務効率化・業務標準化の重要性や、具体的な解決策について解説しました。業務の属人化は組織にとってリスクであり、競争力の低下を招く可能性があります。しかし、デジタル技術をつかったツールの導入や業務の効率化などのアプローチを取ることで、この問題に対処し、より効率的で持続可能な業務遂行を実現できます。組織全体での協力と改善が、業務の属人化を解消する鍵でしょう。
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