電話受注の問題点
配車業務は長年にわたって電話によって行われてきました。しかし、傭車探しをする場合には、以下のような時間がかかるため、非常に手間がかかってしまいます。
傭車探しに時間がかかる理由
- 電話をかける相手を考える時間
- 電話をかけて話をする時間
- 相手が話し中だった場合の待ち時間
- 折り返しの返事を待つ時間
- 相手から出される条件について判断する時間
1人ひとりに個別に問い合わせをしていくため、もし最初の1人目で傭車を見つけることができなければ、次々と問い合わせを繰り返さなければなりません。このプロセスを少ない回数で完了させるには、経験と高度な技能が必要になります。そのため、企業は配車の成功率を高めるために、様々な対策を講じてきました。
結局「経験」が必要なの？
まず、電話をするのに手と耳は2つずつしかついていないため、人員を増やす対策が取られました。さらに、各社は育成マニュアルの整備に注力しました。新人の育成時間を短縮し、高いクオリティのサービスを提供するために、各社が優れたマニュアルを作成しました。また、経験者の採用も最も効率的な対策の一つでした。しかし、これには既存社員との軋轢が起きやすいなど、問題もありました。
しかし、これらの対策をとっても、経験を必要とする属人的な配車業務を標準化することはできていません。伝達が非効率である電話をつかって効率良く業務を行うには、どうしても経験が必要になるからです。だから電話で行っている、受発注の問合せとその返事だけでもIT化できれば良いのではないかと考えました。
傭車の受発注業務をスムーズに
メールやLINEのようなメッセンジャーよりも、電話が良いとされてきた傭車の受発注業務。なぜならば返事待ちで次のアクションが制限されてしまうからです。それを解決するために配車ステーションにはタイムリミット機能を搭載しています。これにより、傭車の受発注業務がスムーズかつ効率的に行われるようになれば、配車業務の標準化が進むだろうと期待しています。